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歲末了，今年的年會(huì)比較早就組織完了，對(duì)于一場(chǎng)人數(shù)約300人的年會(huì)來(lái)說(shuō)需要總結(jié)下經(jīng)驗(yàn)。一般來(lái)說(shuō)整個(gè)年會(huì)過(guò)程當(dāng)中無(wú)外乎包含五大模塊：年會(huì)主題、年終聚餐、晚會(huì)，頒獎(jiǎng)和抽獎(jiǎng)。下面圍繞這五個(gè)方面坐下總結(jié)。
首先是確定年會(huì)的主題。這個(gè)基本決定了年會(huì)的基調(diào)和形式，今年的年會(huì)是在本地組織還是外出，是傳統(tǒng)的晚會(huì)形式還是以旅游的形式組織，都需要綜合考慮一年以來(lái)公司的發(fā)展?fàn)顩r、對(duì)明年的發(fā)展方向預(yù)測(cè)、組織人員的基本情況確定。
其次是年終聚餐，主要需要考慮以下幾個(gè)點(diǎn)：
1、預(yù)算：這個(gè)模塊會(huì)結(jié)合業(yè)務(wù)的情況和老板的想法定一個(gè)基調(diào)，是希望熱熱鬧鬧形式豐富多彩，還是平平淡淡中規(guī)中矩都需要決策；
2、確定場(chǎng)地：結(jié)合晚會(huì)的情況和時(shí)間的人數(shù)，再考慮交通狀況、舉辦的時(shí)間點(diǎn)確定場(chǎng)地。還要考慮場(chǎng)地的燈光音響效果；
3、確認(rèn)人數(shù)：大致的人數(shù)已經(jīng)需要邀請(qǐng)的人員；
4、安排座次：需要綜合考慮核心人員和晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)工作人員的便利性統(tǒng)一安排；
5、確定菜單：結(jié)合預(yù)算和關(guān)鍵人員的口味選擇；
6、酒水確認(rèn)：在考慮安全性的基礎(chǔ)上適當(dāng)布置，要保證大家能夠盡興又不能夠喝醉，把握好度；
7、車(chē)輛安排：對(duì)于幾百人的移動(dòng)需要及時(shí)到位，保證往返的通暢。
再次是年會(huì)的一大重要莫跨：晚會(huì)。主要需要考慮以下幾點(diǎn)：
1、節(jié)目籌備：這塊需要大量的人員和各部門(mén)的支持，需要挖掘公司內(nèi)部的核心文藝骨干，給他們賦能，策劃各類(lèi)形式的節(jié)目。核心是確定主持人和各節(jié)目的負(fù)責(zé)人，確定核心骨干后通過(guò)組織資源為各節(jié)目組配備組織的人員。
為保證節(jié)目的質(zhì)量，條件允許的情況下可以尋找外援。為增強(qiáng)晚會(huì)的氣氛可以考慮邀請(qǐng)公司關(guān)鍵人物表演節(jié)目，或者專(zhuān)門(mén)為其策劃節(jié)目。
節(jié)目籌備的過(guò)程中要制定彩排及其他相關(guān)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，要有反饋機(jī)制，節(jié)目組出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要通過(guò)協(xié)調(diào)資源保證節(jié)目能夠順利的排練最總達(dá)到效果。
2、道具及服裝準(zhǔn)備：需要專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)銜接和支持；
3、年終致辭：公司關(guān)鍵人物的致辭需要提前協(xié)調(diào)；
4、音響燈光：為保證晚會(huì)的質(zhì)量最好能夠有專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)；
5、音視頻制作：需要專(zhuān)業(yè)人士支持；
6、銜接：節(jié)目過(guò)程中的銜接需要有足夠的人員；
7、預(yù)算：為保證費(fèi)用的合理，個(gè)節(jié)目組及各環(huán)節(jié)需要提前提交費(fèi)用預(yù)算；
8、最后要輸出節(jié)目單。
第四是頒獎(jiǎng)模塊：
1、預(yù)算：需要提前確定人員評(píng)優(yōu)的費(fèi)用和預(yù)算，提前申請(qǐng)費(fèi)用；
2、方案制定：確定人員評(píng)優(yōu)的方案，是公開(kāi)舉行還是核心人員決策需要得到管理層的支持。核心是需要對(duì)真正有業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)的人員作出激勵(lì)；
3、實(shí)施方案：在此過(guò)程當(dāng)中會(huì)有大量的溝通工作，各方利益的均衡協(xié)調(diào)，關(guān)鍵問(wèn)題需要老板拍板；
4、制作獎(jiǎng)牌：人員確定以后需要制作獎(jiǎng)牌和獎(jiǎng)杯，刻上名字。個(gè)人類(lèi)的獎(jiǎng)牌最好能夠有些收藏價(jià)值，容易收藏，團(tuán)隊(duì)類(lèi)的要易于展示；
5、頒獎(jiǎng)形式：要在整個(gè)晚會(huì)中確定頒獎(jiǎng)的形式和頒獎(jiǎng)的人員。要通過(guò)禮儀小姐保證現(xiàn)場(chǎng)頒獎(jiǎng)的順暢。要給獲獎(jiǎng)人以容易感。
第五是抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)：
1、預(yù)算、確定預(yù)算；
2、確定抽獎(jiǎng)形式和名單；
3、對(duì)關(guān)鍵人員的捐款要做好控制，一般而言不建議突然襲擊的樂(lè)捐，如果有可能發(fā)生這種情況最好提前知會(huì)到當(dāng)事人，現(xiàn)在一定需要讓主持人控制好上限，不能無(wú)限制的捐款；
4、記錄人員：抽獎(jiǎng)過(guò)程中有可能的突發(fā)抽獎(jiǎng)需要提前準(zhǔn)備好記錄人員。
針對(duì)以上幾個(gè)模塊設(shè)定的籌委會(huì)組織架構(gòu)應(yīng)該是如下：
組長(zhǎng)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌真?zhèn)€年會(huì)食物
節(jié)目組：負(fù)責(zé)節(jié)目的策劃、甄選、主持人的確定
音視頻制作組：負(fù)責(zé)各個(gè)節(jié)目及各個(gè)環(huán)節(jié)的海報(bào)、音視頻制作。晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)音視頻播放的支持。
燈光音響組：負(fù)責(zé)燈光音響的調(diào)試和設(shè)計(jì)，現(xiàn)場(chǎng)燈光音響的支持
晚宴組：確定晚宴的場(chǎng)地、時(shí)間、菜單、酒水、人員座次安排
道具服裝組：負(fù)責(zé)道具服裝的購(gòu)買(mǎi)。現(xiàn)場(chǎng)節(jié)目道具的搬遷和節(jié)目組現(xiàn)場(chǎng)道具的支持。負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)麥的管理和確認(rèn)。
節(jié)目銜接組：負(fù)責(zé)整個(gè)晚會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，保證人員的提前到位，以免出現(xiàn)。
禮儀組：負(fù)責(zé)頒獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)過(guò)程的引導(dǎo)、獎(jiǎng)品和禮品在晚會(huì)中的發(fā)放。
車(chē)輛組：負(fù)責(zé)人員往返的安排和協(xié)調(diào)，制定詳細(xì)的出行往返計(jì)劃。
針對(duì)今年的年會(huì)存在的不足之處有：
1、人員的評(píng)優(yōu)因?yàn)闀r(shí)間的關(guān)系沒(méi)有公開(kāi)進(jìn)行，對(duì)非獲獎(jiǎng)人員可能會(huì)覺(jué)得不公平
2、年會(huì)的主題沒(méi)有深度的思考，節(jié)目的策劃和主題深度結(jié)合的程度不高
3、晚會(huì)中的游戲環(huán)節(jié)沒(méi)有提前彩排，現(xiàn)場(chǎng)比較混亂
4、年會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的致辭沒(méi)有深度為其策劃，錯(cuò)過(guò)了一次深度闡述公司戰(zhàn)略的機(jī)會(huì)。
5、酒水預(yù)算沒(méi)做好，浪費(fèi)了資源
6、對(duì)于評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)人員的精神激勵(lì)方式比較缺乏，還需要深度思考。
最后年會(huì)舉辦完了一定要對(duì)工作人員表示書(shū)面感謝，最好能夠安排個(gè)聚餐。
一場(chǎng)非正式組織的工作任務(wù)，也是HR 發(fā)現(xiàn)人才的好機(jī)會(huì)。
來(lái)源：中人網(wǎng)